IT Systems je potpisao ugovor sa firmom PennyPlus d.o.o. o implementaciji savremenog aplikativnog softverskog rješenja “ProMan” – za upravljanje poslovnom dokumentacijom.
ProMan je cjelovito rješenje za praćenje dokumenata, kontakata i predmeta. U
zajedničkoj bazi podataka prate se sve informacije vezane za odnose s klijentima: ugovori, dopisi, fax i e-mail poruke, zapisnici sa sastanaka, ostali dokumenti, komentari i zabilješke.
ProMan bitno olakšava svakodnevne poslove; uspostavlja bolju komunikaciju unutar cijele organizacije i osigurava bolju komunikaciju s partnerima. ProMan pomaže u izgradnji i učvršćivanju poslovnih odnosa s klijentima, kupcima i suradnicima. Za razliku od uobičajenih poslovnih aplikacija, ProMan je temeljen na bazi dokumenata. Klasični “papirnati” obrasci zamjenjuju se “inteligentnim” elektronskim obrascima. Na taj se način pojednostavljuje upotreba standardiziranih obrazaca i automatiziraju propisani radni postupci.
ProMan posebno ubrzava procese koji se oslanjaju na protok dokumenata. Omogućuje izradu i protokoliranje dokumenata, klasificiranje, pretraživanje i arhiviranje. Prati izmjene kroz sekciju “Zabilješke” u okviru svakog dokumenta. Po potrebi vodi postupak pregleda i odobravanja dokumenata (na primjer: odobrenje narudžbe). Korisniku je omogućeno da definira vlastite obrasce za specifične dokumente (na primjer: ugovore, ponude, narudžbe, radne naloge).
ProMan prati predmete i projekte vezane uz pojedine partnere. Prema zadanim pravilima, sistem vodi tok aktivnosti, prati izvršenje i upozorava na kašnjenja. ProMan uklanja “prazne hodove” kod predmeta na kojima sarađuje više osoba ili više odjela. U svakom trenutku zna se status predmeta i ko je nosilac pojedine aktivnosti. U lancu aktivnosti svaki nosilac dobiva u svom “poštanskom sandučiću” predmet sa svim zapisima i dokumentima – bez nepotrebnog čekanja i usklađivanja termina.
ProMan lako povezuje udaljene poslovnice, pa čak i mobilne korisnike. Na istom predmetu ili projektu mogu surađivati osobe na različitim lokacijama, zahvaljujući jedinstvenom načinu razmjene informacija i distribucije dokumenata. ProMan menadžerima pruža jasan “pregled igre” – ko? šta? gdje? kada? kako? i koliko? Koordinirati timove sada je moguće i bez čestih sastanaka. ProMan daje autoriziranoj osobi potpuni uvid u poslovne događaje, predmete, aktivnosti i dokumente.
ProMandirektno utiče na kvalitet poslovnih procesa. Cilj je eliminisati nepotrebne troškove, zagubljene dokumente i skupe nesporazume. Ukratko – raditi efikasnije i pouzdanije.